Общи условия

 

ОБЩИ ТЪРГОВСКИ УСЛОВИЯ

 

 

В сила от: 01.02.2019 г. 

 

  1. Общи положения  
    1. Общите търговски условия се прилагат за договорените консултантски услуги, информационни услуги и други, както и допълнителни услуги и задължения като последващо абонаментно обслужване на Системи за управление, в рамките на предмета на договора.
    2. Общите търговски условия на Клиента, включително условията на Клиента за закупуване, в случай, че има такива, не се прилагат.
  2. Оферти
    1. Освен ако не е договорено друго, всички оферти, изготвени и предоставени от Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД подлежат на промяна в случай, че все още не са изрично и писмено приети от Клиента. Ако офертата е писмено приета от Клиента преди да бъде извършена промяна, наложена от дадени обстоятелства, тази промяна подлежи на допълнително договаряне.
  3. Договаряне. Влизане в сила и срок на валидност на договорите.
    1. Договорът влиза в сила от датата на неговото двустранно утвърждаване, а изпълнението му започва да тече от датата на извършеното първо планирано посещение до местоположението(ята) на Клиента.
    2. Всеки договор задължително съдържа подпис и печат на Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД и Клиента и на двата оригинални екземпляра – единият за Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД, а другият за Клиента.
    3. За целите на т. 3.2. Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД предоставя по поща (куриерска фирма) всеки предварително съгласуван с Клиента договор в два екземпляра до посочен от него адрес за нанасяне на подпис и печат. Клиентът връща единия от екземплярите с нанесен подпис и печат от Упълномощеното за целта лице, а другият екземпляр остава при него. Разходите за куриерски услуги са за сметка на Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД.
    4. Срокът на договора започва да тече по силата на т. 3.1. и продължава в рамките на определения период, посочен в договора.
    5. В случай на необходимост от удължаване периода на действие на договора, двете заинтересовани страни обсъждат допълнителния срок на действие, след което се изготвя Анекс към договора, който следва да се утвърди съгласно указанията в т. 3.2 и т. 3.3.
  4. Обхват на услугите
    1. Обхватът на услугите се определя по взаимно съгласуване от двете заинтересовани страни.
    2. За съгласуване се приема приетата от Клиента оферта на Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД.
    3. Договорените услуги се извършват в съответствие с приетите разпоредби в момента на сключване на договора.
    4. Начинът и методиката за изпълнение на услугите се извършва в съответствие с разработената вътрешно – фирмена методика на Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД за бизнес анализ на процесите.
  5. Задължение за сътрудничество на Клиента
    1. Клиентът гарантира, че своевременно и без заплащане ще оказва необходимото сътрудничество на Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД, изисквано от негова страна.
    2. Необходимите документи, информация, персонал и всичко останало, необходимо за изпълнение на услугите, се предоставя безплатно от Клиента. За документи и техническа информация представляваща форма на ноу – хау, която е определена като конфиденциална и/или с ограничен достъп, предаването се извършва чрез изготвен от Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД протокол за предаване на документи с висока степен на конфиденциалност.
    3. В случай на необходимост от повтаряне на дейности по изпълнение на услугата наложено от неадекватно или липсващо сътрудничество от страна на Клиента, Клиентът приема покриването на всички допълнителни разходи във връзка с тези дейности дори и в случаите на вече договорена или фиксирана максимална цена.
  6. Фактуриране на извършените работи
    1. Цените за предоставяните услуги от Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД се изготвят на база определения обхват на услугите, продължителността и техническите характеристики на продуктите/услугите на Клиента.
    2. Всички плащания се извършват в Български лева по сметка на Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД срещу издадена фактура.
    3. Не се приемат плащания в брой.
    4. За суми ненадвишаващи или равни на 1000.00 лева (хиляда лева) плащането се извършва на една вноска на цялата сума в определения за това срок в съответствие с предоставената на Клиента Оферта.
    5. За суми надвишаващи или равни на 1000.00 лева (хиляда лева), но срокът за изпълнение на услугата е по – малък от един месец, плащането се извършва на една вноска на цялата сума в определения за това срок в съответствие с предоставената на Клиента Оферта.
    6. За всички останали случаи (за суми над 1000.00 лева и срок на изпълнение на услугата повече от един месец) плащанията се извършват на части (плащания на вноски) в определения за това срок в съответствие с предоставената на Клиента Оферта.
    7. Независимо от начина на изплащане (цялостно или на вноски) за всяко плащане Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД издава фактура на Клиента. Оригиналът на фактурата се предоставя на клиента по електронен път в деня на нейното изготвяне и на хартиен носител по пощата (куриерска фирма) до адрес на клиента.
    8. Във всяка от фактурите се посочват задължителните реквизити за Клиента и Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД, наименованието на услугата така, както е записано по договор. Основанието за плащане е номерът на договора, сключен с Клиента.
    9. В случай на забавено плащане Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД има право да не стартира каквито и да е дейности по силата на сключения договор до момента на извършване на плащането от страна на Клиента. За момента на извършено плащане се приема постъпването на сумата по сметката на Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД.
    10. В случай, че Клиентът не извърши плащането по фактурата, въпреки че му е бил даден разумен гратисен период, Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД има право да прекрати договора, да поиска изплащане на вреди, причинени от неизпълнение, както и да откаже да продължи изпълнението на договора.
    11. Възражения срещу издадена от Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД фактура могат да се подават писмено в свободна форма в срок до една (1) седмица, считано от датата на издаване на фактурата.
    12. Промени в цените за предоставяните от Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД услуги, продиктувани от икономически или други причини, при никакви обстоятелства не се прилагат за договори с Клиенти, които са действащи към момента на настъпилите промени.
  7. Приемане на извършените работи
    1. Всяка приключила дейност в резултат на изпълнената по договора услуга, в случай, че съответства на изискванията, следва да бъде приета от Клиента.
    2. За изпълнението на ключови етапи от общия обем на работа по договора Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД изготвя Предавателно - приемателени протоколи (броят им зависи от типа на услугата и срока за изпълнение). В срок от 1 (една) седмица Клиентът е длъжен да предостави утвърден протокол или да предяви рекламация/желание за промяна на част от извършената работа в съответствие с указанията дадени в Общи условия за изпълнение на услугите.
    3. Ако клиентът не изпълни своето задължение за приемане на работата или информиране за необходимост от внасяне на промяна в указания по – горе срок, Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД ще счита резултатите за приети от Клиента, а предявяването на рекламация за неоснователно.
  8. Разходи за изпълнение и фактуриране
    1. Настоящият раздел се прилага в случаи на услуги, изпълнението на които налага допълнителни командировъчни разходи.
    2. За допълнителни командировъчни разходи Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД разбира ползване на хотел за нощувки и транспортни разходи до местоположението(ята) на Клиента.
    3. Всички командировъчни разходи свързани с изпълнението на предвидените по договора услуги се поемат от Клиента.
    4. Максималната стойност за разход за една нощувка за 1 човек е равна на средната стойност за нощувка в региона на местоположението на Клиента, определена към датата на планираното посещение.
    5. Максималният брой нощувки за едно посещение не трябва да е повече от 5 (пет) броя. Броят на нощувките зависи от необходимата продължителност за изпълнение на предвидените дейности на местоположенията на Клиента.
    6. Броят на посещенията зависи от типа на услугата и сложността на нейното изпълнение.
    7. След изпълнение на дейностите предвидени по договора и преди окончателното предаване на резултатите от работата, Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД изготвя фактура с общата сума на извършените разходи. В основанието за плащане се посочва „Пре - фактуриране на разходи по договор № …“.
    8. Срокът за плащане на разходите по договор е до 5 (пет) работни дни, считано от датата на издаване на фактурата.
    9. При неспазване на задължението за плащане от страна на Клиента, Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД има право да задържи предаването на резултатите от изпълнените услуги по договор до датата на постъпилото плащане.
  9. Конфиденциалност
    1. За целите на настоящето изпълнение „конфиденциална информация“ означава цялата информация, документи, изображения, чертежи, ноу – хау, данни, мостри, проектна документация, която едната страна (собственик на информацията) предостави, прехвърли или разкрие на другата страна (получател).
    2. Конфиденциалната информация може да съдържа копия на хартиен или електронен носител.
    3. При предоставяне (разкриване) на конфиденциална информация, собственикът следва да информира предварително получателя коя конкретно е информацията с конфиденциален характер. Получателя изготвя предавалтено – приемателен протокол, в който задължително се прави опис на предадените (разкритите) документи и задължение за опазване на изложената в тях информация и данни.
    4. В случай, че конфиденциалната информация бъде разкрита устно, получателят трябва да бъде предварително уведомен за нейния характер.
    5. Цялата конфиденциална информация, която собственикът разкрива на получателя:
      • Може да бъде използвана от получаващата страна и нейните служители ангажирани с изпълнението на услугите по договора, единствено за целите на договора, освен ако не е постигнато друго изрично писмено споразумение.
      • Не може да бъде копирана, разпространявана, публикувана или разкривана по друг начин от получателя.
    6. Цялата конфиденциална информация остава собственост на притежателя на тази информация.
    7. Опазването на получената по какъвто и да е начин конфиденциална информация от страна на Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД ще се пази от разкриване пред трети лица под каквато и да е форма от началото на изпълнение на договора до три години след изпълнението или прекратяването му и няма да я ползва за лични цели.
    8. Клиентът се задължава да опазва в тайна всяка информация свързана с вътрешно – фирмената методика на Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД по предоставяне на бизнес консултантски услуги пред трети страни.
  10. Авторски права
    1. Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД предава авторските права върху резултатите от изпълнените по договора дейности на Клиента в случай, че Клиентът е изпълнил своите задължения произтичащи от настоящите Общи търговски условия и Договора.
  11. Преходни и заключителни разпоредби
    1. Настоящите Общи търговски условия влизат в сила от датата на тяхното утвърждаване и са валидни за всички договори сключени след тази дата.
    2. Договори, сключени преди датата на приемане или промяна на Общите търговски условия се преглеждат и при необходимост се актуализират, като това става след съгласуване и обсъждане с Клиентите.

 


ОБЩИ УСЛОВИЯ ЗА ПРЕДОСТАВЯНЕ НА УСЛУГАТА

 

В сила от: 01.02.2019 г. 

 

  1. Общи положения
    1. Общите условия за предоставяне на услугите се прилагат за договорените консултантски услуги, информационни услуги и други, както и допълнителни услуги и задължения като последващо абонаментно обслужване на Системи за управление, консултации по управление на качеството и други в рамките на предмета на договора.
    2. В зависимост от типа на заявената услуга Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД прилага своя собствена методика или методика по утвърден модел на Клиента, в следните случаи:
      • За услуги свързани с разработване/преработка на Системи по ISO или други международни стандарти и спецификации, Услуги свързани с Управление на качеството, Kaizen & Lean услуги, Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД прилага своя собствена методика за анализ на бизнес процесите.
      • За услуги свързани с организиране и изпълнение на вътрешни одити, одити на доставчици, абонаментно обслужване на СУ, Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД се придържа към утвърдените вътрешно фирмени правила на Клиента (процедури и инструкции) и прилага своя вътрешно фирмен модел за анализ на бизнес процесите само, когато е приложимо и предварително съгласувано с Клиента.
    3. Вътрешно – фирменият модел за анализ на бизнес процеси на Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД представлява съвкупност от дейности по събиране на информация (данни), последващ анализ за установяване на трудни и/или слаби места от изпълняваните дейности и процеси, последващо определяне на KPIs (ключови индикатори за ефективността) на процесите, така наречените критерии за процесите и съставяне на подробен План за изпълнение на услугата (проект).
    4. Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД си запазва правото да променя своя вътрешно – фирмен модел за анализ на бизнес процесите с цел усъвършенстването му и предоставяне на по – качествена услуга на Клиента.
  2. Основание за стартиране на услуга
    1. Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД стартира изпълнението на договорените с Клиента услуги в случай, че са изпълнени следните условия:
      • Клиентът е предоставил нужните документи с подпис и печат за приемане на съвместната работа – Уведомително писмо за приемане на оферта и Договор (Анекс, според случая).
      • Клиентът е извършил първо плащане по договорената услуга в уговорения срок и в съответствие с изискванията на Договора и Общите търговски условия.
      • Установена е истинността на информацията подадена от Клиента за планиране на услугата.
    2. В случай, че някои от горе описаните условия не са налице Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД не стартира каквито и да е дейности по изпълнение на договорената услуга. Настоящият член важи и за междинните етапи на изпълнение, където е предвидено извършване на плащане в съответствие с договорените условия. Общият период закъснение се добавя към крайния срок за изпълнение на услугата.
  3. Планиране
    1. До 20 (двадесет) работни дни след подписването на Договор Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД планира посещение до местоположението(ята) на Клиента.
    2. В зависимост от договорената услуга Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД е възможно да изиска от Клиента предоставяне на Организационна структура и информация за това какви процеси се изпълняват.
    3. В периода на планиране (но не по – късно от 20 -тия ден) Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД извършва подготовка на членовете от определения консултантски екип за изпълнение на дейностите по Договора, изразяваща се в проучване предмета на дейност, добрите практики в областта, подробно изследване на валидната за Клиента нормативна уредба и друга информация, която е необходима в процеса на работа.
    4. Датата за осъществяване на първо посещение от екипа на местоположението(ята) на Клиента се съгласува с Клиента. Страните могат да изискват промяна на датата, като това трябва да стане до 5 работни дни преди определената дата.
    5. В периода на планиране до датата на първо посещение от Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД, Клиентът се ангажира да:
      • Предвиди и осигури подходящо помещение за Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД за реализиране на работата.
      • Информира всички свои служители и по – конкретно Мениджъри (собственици на процеси, р – ли на цехове/звена и др.) за предстоящите дейности и да ги подготви до степен позволяваща им да опишат в детайли протичането на поверените им процеси.
      • Подготви всички свои служители да демонстрират начина на работа и изпълняваните от тях конкретни дейности.
      • Подготви в подходящ вид и форма документооборота, ползващ се от всички отдели (звена, цехове и др.) при ежедневните дейности. Това може да включва процедури, инструкции, формуляри, графици, регистри, планове и др.
      • Подготви информация за трудни операции, ниво на дефекти/проблеми/рекламации (в областта на качеството), проблеми свързани с околна среда, здраве и безопасност и др. (в зависимост от изпълняваната услуга и стандарт).
  1. Обхват на услугата
    1. Обхватът на услугата е съгласно договорените условия с Клиента описани в договора и в съответствие с настоящите Общи условия за предоставяне на услуга.
    2. Обхват на услуга не може да се променя в рамките на двустранно сключен договор, освен ако не е под формата на нова или допълнителна услуга.  
    3. В случаите на т. 4.2. се изготвя нов договор или Анекс към съществуващия валиден договор.
  2. Изпълнение
    1. Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД предоставя договорените с Клиента услуги по своя собствена вътрешно – фирмена методология, когато услугите са свързани с разработване на системи за управление, консултации по управление на качеството, Kaizen и Lean. За услугите свързани с планиране и провеждане на вътрешни одити, одити на доставчици, поддържане на системи за управление, Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД се придържа към вътрешно – фирмените правила на Клиента и прилага своята методология там, където е подходящо и при предварително съгласуване с Клиента.
    2. Изпълнението на услугите е съгласно договора, техническото описание в офертата, приета от Клиента и:
      • За изпълнение на услуги за внедряване на системи за управление, консултации по управление на качеството, Kaizen & Lean - в План за изпълнение на услугата.
      • За изпълнение на услугите вътрешен одит, одит на доставчик – в План за вътрешен одит, Програма за вътрешен одит и процедурите на Клиента.
      • За изпълнение на поддържане на СУ – План за поддържане на система за управление.
    3. Присъствие по време на сертификация (одит от трета страна). Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД може да осигури присъствие на консултант, участвал в разработката на системата за управление, само в случай, че сертифициращия орган не е възразил срещу това.
  3.       Обмен на информация, заявка за промяна, възлагане, рекламация
    1. Клиентът е длъжен да използва предоставените канали за комуникация с Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД, които са чрез телефон, електронна поща support@kaizen-bg.com и документ Ф 0-03-04 Известие за промяна/ Известие за рекламация.
    2. При нужда от внасяне на промени в даден документ или документи в срока на действащ договор Клиентът попълва изискуемата информация в документ Ф 8.0-03-04 известие за промяна/ Известие за рекламация.
    3. При рекламация в срока на действащ договор Клиентът попълва изискуемата информация в документ Ф 0-03-04 Известие за промяна/ Известие за рекламация.
    4. Документ Ф 0-03-04 Известие за промяна/ Известие за рекламация се предоставя на Клиента по електронна поща support@kaizen-bg.com 
    5. В срок от 5 работни дни след получаването на документ Ф 8.0-03-04 Известие за промяна/ Известие за рекламация Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД извършва анализ и предоставя отговор на Клиента (когато информацията е свързана с рекламация) или въвежда съответната промяна (когато информацията е за внасяне на промяна).
    6. Заявления за промени в системите могат да се подават до Етап „Внедряване на системата“. На следващите етапи промени от Кайзен Консулт Инженеринг ЕООД се правят само в случай на:
      • Установени несъответствия в резултат на вътрешния одит, които налагат промяна в документацията.
      • Установени несъответствия и проблеми в резултат на одит от сертифициращия орган, които налагат промяна в документацията.
    7. Рекламации могат да се подават в периода на действие на Договора.
    8. Въпроси от всякакво естество във връзка с помощ и съдействие, разяснение и друго, се отправят на имейл адрес support@kaizen-bg.com