План за извънредни ситуации в автомобилната индустрия съгласно IATF 16949

В практиката ни на консултанти доста често забелязваме липса на разбиране или неправилно разбиране на изискванията по отношение на План за извънредни ситуации или Contingency Plan.

Автомобилната индустрия е една от най – динамичните и взискателни области, където управлението на риска и осигуряването на непрекъснатост на работата играят ключова роля. Плановете за извънредни ситуации, определени в изискванията на IATF в точка 6.1.2.3, са отговор на тези нужди. Целта им е да обезпечат производствените процеси и да осигурят непрекъснатост на доставките при непредвидени ситуации.

Планове за извънредни ситуации във връзка с вътрешна и външна оценка на риска

Първата стъпка при изготвяне на плана в съответствие със стандарта IATF е задълбочена оценка на вътрешните и външните рискове за всички производствени процеси и основно оборудване.

Организациите трябва да идентифицират рискови фактори като:

• Повреда на оборудване или инструменти
• Прекъсване на доставките
• Природни бедствия
• Пожари
• Прекъсване на комуникации
• Недостиг на работна ръка
• Смущения в инфраструктурата

Допълнително изискване може да бъде намерено и в Sanctioned Interpretations на сайта на IATF. Освен разработване на план се изисква и прилагане на адекватно обучение и информираност на служителите.

Както можете да видите, всички сценарии се свеждат до фокусиране върху най – критичните области и разработване на подходящи планове за действие при евентуално настъпване на дадено събитие.

Планове за действие при извънредни ситуации във връзка с изискванията на IATF

Следващата стъпка е да се определят планове за действие при извънредни ситуации, подходящи за идентифицираните рискове и потенциалното им въздействие върху клиента. Стандартът IATF изисква те да съдържат следните стратегии за действие в случай на извънредни ситуации:

• Процедури
• Дефинирани отговорности
• Непрекъснатост на доставките

Важен аспект на плановете за извънредни ситуации е подходящото уведомяване на клиентите и другите заинтересовани страни при възникване на извънредни ситуации. Не забравяйте да вземете предвид мащабът на извънредната ситуация и очакваната продължителност. Организациите трябва да разполагат с процедури за уведомяване, които позволяват бърза и ефективна комуникация с клиентите. Прозрачността в комуникацията позволява на клиентите да се подготвят правилно и минимизира рисковете породени от несигурност.

Освен това е необходимо да анализирате специфичните изисквания на клиента в тази област, в случай, че такива съществуват.

Планове за действие при извънредни ситуации: тестване, преглед и документиране – ключови стъпки за осигуряване на ефективност

Друг важен елемент е редовното тестване на ефективността на плановете за действие при извънредни ситуации. Говорим за техните симулации, които се извършват, за да се гарантира, че са ефективни и адаптирани към променящите се условия.

Едно от по – практичните решения е да се приложи документ (формуляр), който да съдържа следните раздели:

• Какво (описание на сценария)?
• Къде?
• Кога?
• Кой отговаря за дейностите?
• Описание на реакцията и поведението на участващите лица
• Резултати/решение за ескалиране към заинтересованите страни

Както можете да видите, първите четири елемента съвпадат с тези при използвания подход за решаване на проблеми с качеството 5W2H (5 Why`s – 2 How`s).

Освен това стандартът IATF изисква плановете за действие при извънредни ситуации да се преразглеждат поне веднъж годишно от мултидисциплинарен екип, включително Висшето ръководство. Голяма част от организациите извършват прегледа на плановете като част от Годишен преглед на системата.

Какво  трябва да се обсъжда по време на срещите за преглеждане на плановете за извънредни ситуации?

Изброени са най – важните елементи, които ще намерите по-долу:

Отговорни лица и техните функции:

Уверете се, че посочените длъжностни лица и функциите, които изпълняват, продължават да са актуални спрямо организационната структура в организацията.

Актуални телефонни номера

Уверете се, че посочените телефонни номера за контакт с ключови длъжностни лица по отношение плана, са актуални.

Време за реакция на ситуации

В зависимост от мащаба на ситуацията трябва да разграничим подходящото време за действие. Ако работите в голяма корпорация, може да се окаже, че тази информация е спусната от централата.

Актуални линкове/позовавания към фирмените процедури

Уверете се, че цитираните процедури и приложените линкове към тях са актуални.

Всички промени и ревизии на планове за действие при извънредни ситуации трябва да бъдат правилно документирани, включително информация за това кой е отговорен за разрешаването на промените.

Внедряването на планове за действие при извънредни ситуации в съответствие с изискванията на стандарта IATF 16949 позволява на организациите да управляват риска, да реагират адекватно на извънредни ситуации и да поддържат високо качество на доставките и удовлетвореността на клиентите. Това е едно от превантивните действия, определящи подготовката за непредвидени ситуации и в крайна сметка е един от ключовите аспекти към стремежа за съвършенство в автомобилната индустрия.